Kiedy mediator musi powiedzieć 'pas'?
W marcu 2024 roku przerwaliśmy proces mediacyjny w Warszawie dokładnie w 42. minucie spotkania. Decyzja o wycofaniu się z prowadzenia sprawy nie jest porażką, ale twardym narzędziem, które chroni interesy obu stron i czystość zasad w biznesie.
Konflikt interesów odkryty po czasie
W pracy mediatora w Arka Przymierza zdarzają się sytuacje, w których bezstronność staje pod znakiem zapytania nie z naszej winy. Podczas sesji w październiku 2023 roku okazało się, że jeden ze wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z Gdańska współpracował 4 lata wcześniej z podwykonawcą, którego znam prywatnie. Mimo że relacja była luźna, zasady etyczne są nieubłagane. Dyskrecja to nasz standard, nie obietnica, dlatego natychmiast zgłosiliśmy ten fakt obu stronom sporu.
Nawet jeśli strony deklarują, że im to nie przeszkadza, prawo i etyka zawodowa nakazują ostrożność. W tamtym przypadku spór dotyczył kwoty 147 000 złotych i podziału 3 kluczowych maszyn produkcyjnych. Dalsze prowadzenie rozmów przez tę samą osobę mogłoby podważyć całą ugodę w sądzie. Zamykamy spory, otwieramy biznesy, ale tylko na zdrowych fundamentach. Przekazaliśmy sprawę innemu specjaliście z naszego 5-osobowego zespołu, co pozwoliło dokończyć proces w 11 dni roboczych bez cienia wątpliwości.
Bezstronność nie jest wyborem mediatora, to twardy fundament, bez którego ugoda rozpadnie się przy pierwszej kontroli.
Brak dobrej woli w negocjacjach
Mediacja to nie jest magiczny trik, który zmusi kogoś do zmiany zdania wbrew jego interesom. Jeśli jedna ze stron przychodzi na spotkanie tylko po to, aby wyciągnąć poufne dane od konkurenta lub celowo przedłużać proces o kolejne 3 miesiące, musimy zareagować. Rozmawiamy konkretnie o liczbach, a jeśli widzimy, że jedna osoba unika odpowiedzi na proste pytania o bilans za 2023 rok, wiemy, że tracimy czas.
W czerwcu 2024 roku prowadziliśmy mediację między zarządem a radą nadzorczą pewnego holdingu. Po 3 spotkaniach, z których każde trwało równe 2.5 godziny, zorientowaliśmy się, że prezes celowo nie dostarcza 12 kluczowych raportów finansowych. To był moment, w którym Arka Przymierza powiedziała 'pas'. Nie pozwalamy, aby nasze nazwisko legitymowało pozorowane działania. Przerwanie rozmów w takim momencie często działa orzeźwiająco na drugą stronę i zmusza ją do realnego podejścia do problemu.
Przemoc i nierównowaga sił
Mediator musi czuwać nad tym, czy obie strony mają taką samą szansę na wypowiedź. Często w sporach między mniejszościowym udziałowcem (np. 18% udziałów) a większościowym właścicielem (82%), dochodzi do prób zastraszania. Jeśli na spotkaniu padają groźby lub jedna osoba systematycznie zakrzykuje drugą, mediacja nie ma sensu. Ratujemy transakcje na krawędzi, ale nie za cenę godności uczestników.
Pamiętam sytuację z listopada 2023 roku, gdzie jedna ze stron próbowała wykorzystać przewagę finansową, sugerując, że zniszczy drugą stronę procesami sądowymi trwającymi 6 lat, jeśli ta nie podpisze zrzeczenia się dywidendy. W Arka Przymierza stosujemy wtedy procedurę przerwania sesji. Dajemy stronom 48 godzin na ochłonięcie. Jeśli po tym czasie ton rozmów się nie zmienia, kończymy współpracę. Szacunek to waluta, której nie da się zastąpić żadnym przelewem.
Osiągnięcie granicy kompetencji
Jesteśmy specjalistami od konfliktów i komunikacji, ale nie jesteśmy rzeczoznawcami majątkowymi ani inżynierami budownictwa. Gdy spór o podział majątku o wartości 3.2 mln złotych zaczyna kręcić się wokół technicznych detali wytrzymałości betonu, musimy wcisnąć hamulec. Mediator nie może doradzać ani rozstrzygać, kto ma rację w kwestiach merytorycznych. To jest rola dla biegłych sądowych.
W takich sytuacjach proponujemy zawieszenie mediacji na 14 dni, aby strony mogły dostarczyć opinię niezależnego eksperta. Jeśli strony odmawiają i oczekują, że to my 'rozsądzimy' spór, odmawiamy dalszego prowadzenia sprawy. Naszym zadaniem jest ułatwienie dogadania się, a nie bycie sędzią. W 2023 roku mieliśmy 7 takich przypadków, gdzie jasne postawienie granicy uratowało proces przed późniejszymi roszczeniami o błąd w sztuce.
Mediator, który udaje eksperta od wszystkiego, jest największym zagrożeniem dla sukcesu Twojej firmy.
Kwestie prawne i działania nielegalne
Najbardziej oczywistą sytuacją, w której musimy przerwać pracę, jest podejrzenie popełnienia przestępstwa. Jeśli w trakcie rozmów o podziale zysków wychodzi na jaw, że część dochodów pochodziła z nieudokumentowanych źródeł lub doszło do fałszowania faktur w latach 2021-2022, mediacja musi się zakończyć. Nie możemy być częścią układu, który łamie polskie prawo skarbowe lub karne.
Taka sytuacja zdarzyła nam się tylko raz w ciągu ostatnich 4 lat, ale pokazała, jak ważne są twarde zasady. Chronimy interesy naszych klientów, ale działamy wyłącznie w granicach obowiązujących przepisów. Gdy tylko padła propozycja wpisania do ugody fikcyjnych kosztów, Marek Jastrzębski zakończył sesję w ciągu 3 minut. Czyste sumienie i nienaganna opinia Arka Przymierza są dla nas ważniejsze niż prowizja od największej nawet ugody.
